Bakanlık birim fiyatları her ay yenilenir; artış çoğu ay yüzde bir ile iki arasındadır. İdare yaklaşık maliyeti hangi ayın listesiyle hazırladıysa, aynı listeyi kullanmayan bir hesap daha baştan o kadar sapar. 100 milyonluk bir okulda bir ay, bir iki milyon lira demektir. Ayı bulmak için üç iz kullanırız.
1. İlan süresi: üst sınır
Kamu İhale Kanunu'na göre ihale ilanı, ihale tarihinden belli bir süre önce yapılmak zorundadır; süre yaklaşık maliyetin büyüklüğüne göre 7, 14, 21 ya da 40 gündür. Yaklaşık maliyet ilandan önce hazırlandığına göre, ilan tarihinden sonra yayımlanan bir liste kullanılmış olamaz. Örnek: 16 Haziran'da yapılan, 21 gün ilan süreli bir ihalede ilan en geç 26 Mayıs'ta yapılmıştır; 5 Haziran'da çıkan Haziran listesi hesapta olamaz. Geriye Mayıs ve daha eski aylar kalır.
2. Belge tarihleri: en güçlü iz
İhale dokümanındaki pursantaj tablosu, mahal listesi ve fiyat farkı katsayıları, yaklaşık maliyetle aynı programdan ve çoğu zaman aynı günlerde çıkar. Bu dosyaların oluşturulma ve son kaydetme zamanları (RTF dosyalarının içinde ve arşivden çıkan dosyaların değiştirilme tarihlerinde) idarenin hesabı ne zaman kapattığını söyler. En olası ay, belgelerin son değişiklik gününde yürürlükte olan listedir. Şablondan kalan eski tarihler, yıllar öncesini gösterenler, bir şey söylemez; elenir.
3. Bakanlığın yayın takvimi
Aylık listeler ayın ilk iş günlerinde yayımlanır. Belgeler ayın 3'ünde kapanmışsa o ayın listesi henüz çıkmamış olabilir; önceki ayın listesi kullanılmıştır. Yayın günü ile belge tarihi arasındaki birkaç gün çoğu zaman belirleyicidir.
Ay yine belirsizse
İki aday ay kalıyorsa ikisini de hesaplarız; sonuç "en olası tutar ve aralık" olarak verilir, aralığı açan kalem olarak fiyat ayı adıyla yazılır. İhale sonuçlanıp yaklaşık maliyet açıklanınca hangi ayın tuttuğu karneye işlenir; bir sonraki işte aynı idarenin alışkanlığı bilinir.
Pratik
İhale kayıt numaranızı gönderin; dokümanı indirip tarih izlerini biz çıkarırız. Yaklaşık maliyet raporumuzda fiyat ayı ve dayanağı ayrı bir satırda yazar.